Cyfrowa książka obiektu budowlanego porządkuje informacje o stanie technicznym nieruchomości, wykonanych kontrolach, naprawach i ekspertyzach. Elektroniczna forma dokumentacji nie oznacza jednak, że wpis może dodać dowolny pracownik administracji lub wykonawca. Prawo budowlane precyzyjnie określa zarówno krąg uprawnionych osób, jak i zakres informacji, które każda z nich może wprowadzać.

Właściciel lub zarządca obiektu – kto rozpoczyna prowadzenie cKOB?

Za założenie książki obiektu budowlanego odpowiada właściciel albo zarządca nieruchomości. Ma na to 30 dni od wystąpienia jednej z okoliczności wskazanych w Prawie budowlanym, między innymi od doręczenia decyzji o pozwoleniu na użytkowanie lub skutecznego zakończenia procedury zawiadomienia o zakończeniu budowy.

Właściciel lub zarządca wprowadza dane potrzebne do założenia książki, wskazuje osobę odpowiedzialną za jej prowadzenie, a po zakończeniu rozbiórki obiektu zamyka cKOB. Nie oznacza to jednak, że może zastępować inspektora i dokonywać za niego wpisu dotyczącego kontroli okresowej.

Osoba wskazana do prowadzenia książki obiektu budowlanego

Właściciel lub zarządca musi wskazać w cKOB konkretną osobę fizyczną odpowiedzialną za prowadzenie książki. Może to być na przykład pracownik zarządcy, administrator nieruchomości albo inna osoba, której powierzono te obowiązki. Przepisy nie wymagają od niej uprawnień budowlanych wyłącznie z tytułu prowadzenia książki.

Osoba ta uzupełnia między innymi informacje o ekspertyzach i opiniach technicznych, robotach budowlanych wykonanych po oddaniu obiektu do użytkowania, zdarzeniach dotyczących obiektu oraz dokumentach wydanych przez organy administracji. Odpowiada również za zapewnienie dołączenia do książki wymaganego planu sytuacyjnego.

Kto wpisuje do cKOB wyniki przeglądu technicznego?

Wpis dotyczący kontroli przeprowadzanej na podstawie art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego wykonuje osoba, która faktycznie przeprowadziła tę kontrolę. Dotyczy to między innymi przeglądów rocznych, pięcioletnich, kontroli obiektów wielkopowierzchniowych oraz kontroli bezpiecznego użytkowania.

Inspektor powinien mieć kwalifikacje odpowiednie do rodzaju sprawdzanych elementów lub instalacji. Przykładowo badanie instalacji elektrycznej i piorunochronnej w ramach kontroli pięcioletniej wymaga osoby posiadającej uprawnienia właściwe dla tego zakresu. Dlatego przy zlecaniu usługi takiej jak przegląd elektryczny Warszawa warto sprawdzić nie tylko zakres pomiarów i protokołu, lecz także kwalifikacje osoby, która wykona badania i dokona wpisu w cKOB.

Właściciel, zarządca albo osoba prowadząca książkę musi zapewnić kontrolującemu dostęp do właściwego obiektu w systemie. Sam wpis pozostaje jednak obowiązkiem inspektora. Powinien zostać zamieszczony w terminie siedmiu dni od zakończenia kontroli.

Jakie informacje obejmuje wpis o kontroli?

Wpis w cKOB nie zastępuje protokołu technicznego. Rejestruje fakt przeprowadzenia kontroli i łączy go z dokumentacją sporządzoną przez osobę uprawnioną. Protokół powinien wskazywać między innymi datę i zakres czynności, dane kontrolującego, ustalenia, wykryte nieprawidłowości, zalecenia oraz termin ich realizacji.

W praktyce przed udzieleniem inspektorowi dostępu warto przygotować numer cKOB, dane obiektu i wcześniejsze protokoły. Pozwala to zweryfikować wykonanie poprzednich zaleceń, które również powinno zostać sprawdzone podczas kolejnej kontroli.

Dlaczego nie należy udostępniać jednego konta kilku osobom?

Każda osoba dokonująca wpisów musi posiadać własne konto w systemie. cKOB rejestruje autora i czas wprowadzenia danych, a zapisanych informacji nie można swobodnie usuwać ani nadpisywać. Aktualizację lub korektę może wprowadzić jedynie autor danego wpisu i tylko w zakresie informacji dodanych przez siebie.

Wspólne korzystanie z jednego konta utrudnia ustalenie odpowiedzialności i narusza zasadę indywidualnego uwierzytelnienia użytkownika. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest nadawanie dostępu wyłącznie osobom, które rzeczywiście prowadzą książkę albo wykonują określoną kontrolę, a następnie odbieranie go po zakończeniu czynności.

cKOB jako element uporządkowanego zarządzania nieruchomością

Cyfryzacja książki nie zmienia odpowiedzialności za stan techniczny budynku, ale ułatwia zachowanie chronologii kontroli, napraw i zaleceń. Najwięcej korzyści daje wtedy, gdy zarządca koordynuje terminy, osoba prowadząca systematycznie uzupełnia dokumentację, a inspektorzy wykonują własne wpisy bezpośrednio po zakończeniu prac.

Prospection realizuje przeglądy techniczne oraz oferuje prowadzenie cKOB, dlatego może stanowić praktyczny punkt odniesienia dla wspólnot i zarządców, którzy chcą połączyć kontrole z uporządkowanym obiegiem dokumentacji. Przed rozpoczęciem współpracy warto jasno ustalić zakres badania, sposób przekazania protokołu, dostęp do systemu oraz osobę odpowiedzialną za każdy wpis. Taki podział obowiązków ogranicza ryzyko braków formalnych i ułatwia późniejsze planowanie napraw.

Artykuł sponsorowany