Z początkiem lutego 2026 roku polski system podatkowy przejdzie fundamentalną transformację związaną z wprowadzeniem obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur. Reforma ta zakłada całkowite odejście od tradycyjnych dokumentów papierowych oraz popularnych plików PDF na rzecz ustrukturyzowanych faktur elektronicznych wymienianych za pośrednictwem centralnej platformy Ministerstwa Finansów. Przedsiębiorcy powinni już teraz podjąć kroki przygotowawcze, ponieważ zmiana ta wpłynie nie tylko na sposób wystawiania dokumentów, ale również na wewnętrzne procedury obiegu informacji w niemal każdej firmie

– Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do: wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF – przekazuje w komunikacie oficjalna strona KSeF.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, znanego jako KSeF, zostało podzielone na dwa kluczowe etapy, aby ułatwić rynkowi adaptację do nowych wymogów. Jako pierwsi, czyli od 1 lutego 2026 roku, do systemu obowiązkowo dołączą najwięksi przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 roku próg 200 milionów złotych. Pozostałe podmioty gospodarcze zostaną objęte tym obowiązkiem dwa miesiące później, czyli 1 kwietnia 2026 roku. Należy jednak pamiętać, że już od lutego wszyscy podatnicy będą mieli obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych, o ile nie zajdą szczególne okoliczności wyłączone ustawowo. Nowy system wprowadza jednolitą formę dokumentu, a za datę jego wystawienia uznawany będzie moment przesłania danych do centralnego repozytorium.

Administracja skarbowa przygotowała szeroki wachlarz narzędzi wspierających, aby zminimalizować ryzyko błędów podczas transformacji cyfrowej. Przedsiębiorcy mogą korzystać z dedykowanego cyklu szkoleń pod nazwą „Środy z KSeF – KSeF w pigułce”, które odbywają się od początku stycznia do połowy lutego 2026 roku. Spotkania te realizowane są zarówno w formie internetowej przez trenerów z Izby Administracji Skarbowej w Warszawie, jak i stacjonarnie w urzędach skarbowych na terenie całego województwa mazowieckiego. Dodatkowo uruchomiono specjalistyczną infolinię Krajowej Administracji Skarbowej oraz dedykowany adres e-mail, pod którym eksperci odpowiadają na szczegółowe zapytania dotyczące technicznych i prawnych aspektów funkcjonowania systemu. Wszystkie instrukcje, materiały wideo oraz bazy najczęściej zadawanych pytań są również stale dostępne na oficjalnej stronie resortu finansów.

– Do KSeF nie przesyła się faktur proforma, faktur wewnętrznych, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych ani not obciążeniowych, rachunków w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Z dniem 1 lutego 2026 r. zostaną uchylone przepisy dotyczące not korygujących, zatem nie będą one wystawiane w KSeF ani poza KSeF – dodaje.  

Warto zwrócić uwagę na szereg uproszczeń i rozwiązań fakultatywnych, które wprowadzono po konsultacjach z przedstawicielami biznesu. Jednym z nich jest tryb offline, który pozwala na wystawianie faktur nawet w przypadku czasowych problemów z dostępem do internetu, pod warunkiem ich późniejszego przesłania do systemu w określonym terminie. Zmiany przewidują również dobrowolność w zakresie wystawiania faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz specjalne udogodnienia dla mikroprzedsiębiorców o niskich obrotach miesięcznych, którzy do końca 2026 roku będą mogli korzystać z formy papierowej lub elektronicznej przy zachowaniu określonych limitów kwotowych. System został także wzbogacony o funkcjonalność przesyłania faktur z załącznikami, co jest szczególnie istotne dla dostawców mediów czy usług telekomunikacyjnych. Od kwietnia 2026 roku w systemie pojawią się także faktury VAT RR, dokumentujące transakcje z rolnikami ryczałtowymi, co domknie proces cyfryzacji najważniejszych dokumentów sprzedażowych w Polsce.

Więcej informacji: https://ksef.podatki.gov.pl/

fot. pixabay